Useilla yrityksillä on käytössään pienvaakoja eli lattia- tai lavavaakoja. Suurin osa näistä on kaupallisessa käytössä, jolloin ne ovat varmennettuja (”kruunattuja”) vaakoja. Vaaka on kaupallisessa käytössä silloin, kun punnitustulosta käytetään tuotteen tai palvelun hinnan määrittämiseen.
Lattiavaakoja käyttävät yritykset ovat yleisesti kierrätystalouden, prosessiteollisuuden, logistiikkakeskuksen tai minkä tahansa toimialan piirissä, jossa lähetykset tai vastaanotettavat kuljetusyksiköt tai -astiat pitää punnita rahditusta ja asiakaslaskutusta varten ja samalla tehdään sisäistä tarkastuspunnitusta.
Lattiavaaoilla punnitaan lähtevää ja tulevaa tavaraa sekä yrityksen sisällä siirrettäviä materiaaleja. Tavaraa liikkuu pakatuissa astioissa, lavoissa, tynnyreissä, pyörillä kulkevissa astioissa, rullakoilla ja häkkilavoilla. Usein punnitus on tehty manuaalisesti, tulostettu paperiset dokumentit ja tietoa on jouduttu kirjaamaan ja siirtämään käsin eri tietokantoihin. Tästä on syntynyt vuosien aikana useita punnituslappuja, joita ei ole voitu kohdistaa oikeaan lähetykseen tai tilaukseen. Myös monille niin tuttu arjen kiire, tuurajien tai sijaisten työskentely lattiavaakojen käyttäjinä lisää riskiä punnitusvirheisiin ja tehokkaaseen työskentelyyn. Yrityksen ajantasainen varastosaldojen ja saatavuuden hallinta on tuonut lisähaasteita. Tämä heijastuu kerrannaisvaikutuksina laajemminkin yrityksen toimintavarmuuteen, toimintapoikkeamiin, asiakastyytyväisyyteen ja viime kädessä henkilöstön työhyvinvointiin.
Perinteinen punnitustapa vie paljon aikaa ja resursseja
Toistuva selvittelytyö on vienyt paljon eri osapuolten tai työntekijöiden aikaa. Lähetyksen tiedoissa on saattanut olla puutteita ja virheitä, varastoraportit ovat olleet ”suuntaa antavia” tai niitä on jouduttu ylläpitämään erillisessä järjestelmässä tai useissa eri taulukoissa. Raporteissa tai dokumenteissa on ollut puutteita ja tiedot eivät ole olleet ajan tasalla. Osa tuotteista tai käsiteltävät yksiköt ovat vaatineet lisätyötä mm. tuotteen vaarallisuuden, koon, muuttuvan kysynnän (kiertonopeuden) tai muun ominaisuuden takia. Lisäksi asiakaslaskutuksissa- tai hyvityksissä on puutteita, joka on aiheuttanut monenlaisia ongelmia ja lisäselvittelyjä. Kenties avainhenkilö on poissa ja töitä jää tekemättä. Kuulostaako tämä teille tutulta?
Yksinkertainen ja helppo nykyaikainen punnitustapa
Perinteisen punnitustavan haasteisiin löytyy onneksi eri vaihtoehtoja ja ratkaisuja. Nykyaikaisen punnituspalvelun avulla yrityksen massaperusteiset materiaalivirrat voidaan hallita yhden liittymän kautta helposti ja virheettömästi. Tällöin punnitukset ja siihen kytkeytyvä informaatio hoidetaan reaaliaikaisesti millä tahansa selainkäyttöisella mobiililaitteella ilman erillisten ohjelmistojen asennusta ja lataamista. Kaikki punnituksiin liittyvät tiedot ja dokumentit ovat sujuvasti kaikkien sidosryhmien käytettävissä.
Palvelu on otettavissa heti käyttöön, kun vaaka on liitetty mScales -punnituspalveluun joko langattomasti tai kiinteällä yhteydellä tai yhteys on kahdennettu. Käyttäjä kirjautuu omilla käyttäjätunnuksilla omalla älypuhelimellaan, tabletillaan tai tietokoneella, jossa on toimiva nettiselain. Käyttäjä voi operoida useita punnittavia tilauksia yhtä aikaa ja mahdollisesti operoida tuotannon eri lattiavaa’oilla ilman pelkoa, että homma on sekaisin.
Periaate on, että palvelu on helppokäyttöinen: otetaan punnittava kuljetusyksikkö tai yksiköt vaa’alle ja valitaan punnituspaikan vaaka (voi olla oletuksena), valitaan tilaus (saapuva, lähtevä) tai luodaan tilaus. Tämän jälkeen valitaan kuljetusyksikkö (tyyppi). Tehdään tulo- ja lähtöpunnitus tallennus ja valmista tuli. Toiminnosta tulee sähköinen punnituslippu, joka on valmiina raportoitavaksi asianomaisille. Käyttö on siis hyvin yksinkertaista.
Palvelu toimii myös valmiin tilauksesta muodostetun punnituskoodin avulla ilman, että käyttäjä kirjautuu palveluun. Tämä on kätevää, mikäli kyseessä on esimerkiksi ulkopuolista työvoimaa. Otetaan tyhjä punnitus ja punnitaan tilausrivi kerrallaan ja lisätään pyydetyt lisätiedot tai dokumentit. Samalla voidaan tehdä sähköinen allekirjoitus, mikäli tämä toiminnallisuus on käytössä ja kuitataan punnitus valmiiksi. Palvelu toimii tällä hetkellä kuudella eri kielellä ja käyttäjä voidaan tunnistaa 2-vaiheisella tunnistuksella.
Jos kyseessä on erilaisten kuljetusyksikköjen punnituksesta tai punnitaan ns. sekalavoja tai kuljetusyksiköitä, voi mScalesin avulla tehdä helposti useita eri välipunnituksia riippuen onko kyseessä:
- ns. useita eri tuotteita tai jakeita
- onko samalla lavalla usean eri varastopaikalle tulevia tuotteita
- tuotteet on jaoteltu eri lavaosastoihin tai -tasoihin
- pitää lisätä tietoa tuotetasolle tms.
Toisin sanoen yhdelle punnitukselle tulee useita eri toimitusrivejä.
Punnitusprosessin voi automatisoida
Lattiavaa’alla kuljetusyksiköt voidaan myös tunnistaa olemassa olevalla tekniikalla (viivakoodi, RFID, kamera tai muulla tunnistuslaitteella) ja tuottaa punnituslippu tai -tapahtuma hyvin helposti ja näin ollen sujuvoittaa joko vastaanotto- tai lähetysprosessia entisestään. Tämä soveltuu, mikäli halutaan seurata esimerkiksi kuljetusyksiköiden kiertoa tai toimituksia tulee tai lähtee isoina erinä. Myös tekoälyä lisäämällä voidaan tulevaisuudessa hoitaa laaduntarkistus ja parantaa toimitusvarmuutta.
Todellisia säästöjä ja hyötyjä
Lopputuloksena saapunut tai lähtevä materiaalin toimitukset sujuvat helposti, tieto liikkuu toimitusketjun eri osapuolille ja varastosaldot pysyvät aina ajan tasalla. Palvelun käyttö on nopeaa ja sujuvaa – aikaa säästyy runsaasti ja virheet vähenevät. Palvelun tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja henkilötietojen käsittelystä huolehditaan IT2020 -sopimusehtojen mukaisesti. Palvelun hyvästä tietoturvasta on huolehdittu jo palvelun suunnitteluvaiheessa. Turvallisuutta arvioidaan, ylläpidetään ja kehitetään jatkuvasti ISO 27001 uusimman standardiversion mukaisesti. Vaakojen jatkuva kunnonvalvonta hoidetaan palvelun avulla ja näin vältytään ylimääräisiltä tuotantokatkoksilta.
Tavoitteena yleisesti punnitusprosessien kehittämisessä, toimitusketjujen digitalisoinnissa ja laitteistojen modernisoinnissa on ennen kaikkea vähentää sekä käsikirjauksia, säästää eri osapuolten aikaa että vähentää toimipisteeltä kalliita oheislaitteistoa ja erillisohjelmistoa. Me vaakalaite ja punnituspalvelutoimittajana yleisesti suosittelemme hyvien käytäntöjen, säästölaskelmien analysointia ja erilaisten pilottien toteutusmallia. Lähdetään siis yhteisesti esimerkiksi yhdellä toimipaikalla ja lattiavaa’alla ottamaan palvelu käyttöön ns. pilottihankkeena. Voimme tarvittaessa vuokrata lattiavaa’an, jossa mScales- valmius on jo olemassa valmiina.
Katso video:
Saapuva lähetys lattiavaa'alla punnitus
Lähtevä tilaus lattiavaa'alla punnitus
Haluaisitko kuulla lisää mScalesista? Varaa aika asiantuntijalta:
Artikkelin kirjoittaja on mScales-myyntipäällikkö Matti Wuollet. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus logistiikan parista useilta eri toimialoilta, niin operatiivisista tehtävistä, eri toimialojen logistiikkaprojekteista kuin esimiestehtävistä.