Sähköinen siirtoasiakirja

Siirtoasiakirjalla on merkittävä rooli osana yrityksen logistiikkaa. Siirtoasiakirjan käytöllä on tarkoitus turvata jätteiden luovutus asianmukaiseen käsittelyyn sekä luoda edellytykset kuljetusten riittävään seurantaan ja valvontaan. Vaatimus siirtoasiakirjan käytöstä sisältyy jätelakiin. Jätelain tarkoituksena on ehkäistä jätehuollosta ja jätteistä aiheutuvaa vaaraa ja haittaa ympäristölle ja terveydelle sekä vähentää jätteen määrää ja haitallisuutta, edistää luonnonvarojen kestävää käyttöä, varmistaa toimiva jätehuolto ja ehkäistä roskaantumista. Siirtoasiakirjan laatimisvelvollisuus on jätteen haltijalla. Jätteen haltijalla tarkoitetaan jätteen tuottajaa, kiinteistön haltijaa tai muuta, jonka hallussa jäte on.

Jätelain mukaan siirtoasiakirjamenettely käsittää vaarallisten jätteiden lisäksi myös sako- ja umpikaivolietteet, hiekan- ja rasvanerotuskaivojen lietteet, rakennus- ja purkujätteet ja pilaantuneet maa-ainekset, silloin kun ne ovat jätettä sekä myös EU:n pysyviä orgaanisia yhdisteitä koskevaa POP-asetusta täydennetään esimerkiksi säännöksillä POP-jätteiden seurannan tehostamiseksi. Jätteen haltijan on huolehdittava siitä, että siirtoasiakirja on mukana jätteen siirron aikana ja, että se annetaan siirron päätyttyä jätteen vastaanottajalle. Vastaanottajan on vahvistettava jätteen vastaanotto ja vastaanotetun jätteen määrä asiakirjaan tehdyllä allekirjoituksella. Jätteen haltijan ja vastaanottajan on säilytettävä allekirjoittamansa siirtoasiakirja tai sen jäljennös kolmen vuoden ajan allekirjoituksesta.

Sähköinen siirtoasiakirja, joka on tallennettuna sähköisesti korvaa paperisen asiakirjan. Sähköisen siirtoasiakirjan edut perinteiseen paperiseen malliin verrattuna ovat muun muassa sen jäljitettävyys ja arkistointi, helppokäyttöisyys sekä ajansäästö. Sähköinen siirtoasiakirja täydennetään sähköisillä allekirjoituksilla ja se on luettavissa myös kuljetuksen aikana.

SYKE ja Ympäristöministeriö ovat kehittäneet järjestelmää Suomen sisäisten jätteensiirtojen siirtoasiakirjoille ja kansallinen siirtoasiakirjarekisteri otettiin käyttöön vuoden 2022 alussa. Uusittu jätelaki velvoittaa jätteen tuottajan toimittamaan siirtoasiakirjan viranomaisrekisteriin.

Siirtoasiakirjan käytöllä on tarkoitus turvata jäljempänä mainittujen jätteiden luovutus asianmukaiseen käsittelyyn sekä luoda edellytykset kuljetusten riittävään seurantaan ja valvontaan. Jätelain 29 §:n mukaan jätteen saa luovuttaa vain seuraaville vastaanottajille:

1. Jätteen kuljettaja, välittäjä tai kerääjä, jolla on jätehuoltorekisteriin tehdyn hyväksynnän tai merkinnän perusteella oikeus ottaa vastaan kyseistä jätettä.

2. Jätteen käsittelijä, jolla on ympäristöluvan tai ympäristönsuojelun tietojärjestelmään tehdyn rekisteröinnin perusteella oikeus vastaanottaa kyseistä jätettä.

3. Jos toimintaan ei lain mukaan tarvita viranomaishyväksyntää, muu vastaanottaja, jolla on riittävä asiantuntemus sekä taloudelliset ja tekniset valmiudet järjestää jätehuolto.

Vaarallisten jätteiden ja POP-jätteiden kuljetukset: siirtyminen sähköisen siirtoasiakirjan käyttöön. Siirtoasiakirjan tiedot toimitettava vuoden 2021 alusta lähtien YSL 222 § tarkoitettuun ympärostösuojelun tietojärjestelmään (”siirtoasiakirjarekisteri”). Muiden siirtoasiakirjavelvollisuuden piiriin kuuluvien jätteiden (saostus- ja umpisäiliöliete, hiekan- ja rasvanerotuskaivojen liete, pilaantunut maa-aines, muu rakennus- ja purkujäte kuin pilaantumaton maa-aines) seurannassa vuodesta 2022 lähtien sähköiseen menettelyyn (121 a § ).

Digitaalisen punnituspalvelun avulla kaikki dokumentit saadaan kätevästi ja helposti sähköisinä, eikä erillisiä arkistoja tarvita. Toiminnat helpottuvat, kun kuljettaja voi suoraan autonsa hytistä tehdä mobiilisti punnituksen sekä sähköisen dokumentin. Dokumentti tulee täytettyä oikein, kun se tehdään sähköisenä ja täydennetään sekä lähettäjän ja vastaanottajan sähköisillä allekirjoituksilla. Sähköisten siirtoasiakirjojen ja kuljetusdokumenttien tiedot tallentuvat ja arkistoituvat automaattisesti pilvipalveluun. Näin raportit ja tiedot ovat aina ajantasalla haluttujen sidosryhmien käytettävissä ja ne voidaan raportoida suoraan viranomaisille helposti ilman ylimääräistä työtä. Digitaalisessa punnituspalvelussa toteutetut sähköiset siirtoasiakirjat ovat uuden jätelain vaatimusten mukaiset.

Jätelain 121 §:ssä tarkoitetussa siirtoasiakirjassa on oltava seuraavat tiedot:

1) Jätteen tuottajan tai muun jätteen haltijan, kuljettajan ja vastaanottajan nimi ja yhteystiedot

2) Jätteen siirron ajankohta sekä alkamis- ja päättymispaikka

3) Jäteluettelon mukainen jätteen nimike sekä kuvaus jätelajista

4) Jätteen määrä

5) Jätteen haltijan vahvistus annettujen tietojen oikeellisuudesta

6) Jätteen siirron päätyttyä jätteen vastaanottajan vahvistus jätteen vastaanotosta mukaan lukien tiedot vastaanotetun jätteen määrästä

Vaarallisen jätteen siirtoa koskevassa siirtoasiakirjassa on lisäksi oltava seuraavat tiedot

1) Jätteen koostumus, olomuoto ja komission asetuksen N:o 1357/2014 mukaiset pääasialliset vaaraominaisuudet

2) Jätteen pakkaus- ja kuljetustapa

3) Jätteen käsittelytapa.

Jätteen haltijan ja vastaanottajan 1 momentissa tarkoitettu vahvistus on annettava siirtoasiakirjaan tehdyllä nimikirjoituksella tai sähköisellä allekirjoituksella jätteen luovutuksen tai vastaanoton yhteydessä. Jos siirtoasiakirjan allekirjoittaminen tuolloin ei ole mahdollista, voidaan vahvistus tehdä myös muunlaisin järjestelyin, jos tämä ei heikennä vahvistuksen luotettavuutta.

Uusi jätelain 121 a § velvoittaa siirtoasiakirjojen laatimista sähköisenä 1.1.2022 alkaen. Siirtoasiakirja voidaan laatia yhä paperisena asiakirjana, jos sähköisen asiakirjan laatimiselle ei ole edellytyksiä. Sähköisen siirtoasiakirjan tietojen on oltava koneluettavassa muodossa. Siirtoasiakirjaan tehtävät muutokset on voitava havaita jälkikäteen ja muutokset on tehtävä niin, etteivät alkuperäiset tiedot häviä. Siirtoasiakirjan on oltava luettavissa jätteen siirron aikana ja siinä olevien tietojen on oltava saatavissa kaikille siirtoon osallistuville. Jätteen haltijan on vahvistettava siirtoasiakirjassa annettujen tietojen oikeellisuus, jätteen kuljettajan jätteen kuljetettavaksi ottaminen ja vastaanottajan jätteen vastaanotto sähköisellä allekirjoituksella, sähköisellä leimalla tai muulla luotettavalla sähköisellä todentamismenetelmällä. Jätteen haltijan ja vastaanottajan on säilytettävä siirtoasiakirjan tiedot kolmen vuoden ajan siirron päättymisestä.

Ympäristöministeriön uuden lainsäädännön muutokset koskevat siirtoasiakirjoja. Sähköisen siirtoasiakirjarekisteröinti alkoi 1.9.2022. Taustalla on jätedirektiivin muutos, joka edellyttää vaarallisen jätteen seuraamista nykyistä tarkemmin. Jokaisen jätettä tuottavan yritysten täytyy toimittaa siirtoasiakirjat sähköisenä Ympäristöministeriön hallinnoimaan rekisteriin. Siirtoasiakirjarekisteriin tuodaan siirtoasiakirjojen tietyt tiedot, siirtoasiakirjoja ei tehdä eikä arkistoida rekisterissä. Sähköinen siirtoasiakirja luodaan yksityisissä järjestelmissä ja tiedot tuodaan rekisteriin rajapinnan kautta.

Tiedonkulun nopeutuminen ja virheettömyys kasvaa, kun käytetään sähköistä siirtoasiakirjapalvelua kuljetuksen eri osapuolten välillä. Sekä lähettäjä että vastaanottaja näkevät yhtäaikaisesti kuorman lastaustiedot sähköisen siirtoasiakirjan muodostettua.

Kuljettajien arkeen ja käytännön työhön sähköinen siirtoasiakirja tuo paljon helpotusta ja suvuutta. Auton kuljettaja voi käyttää pilvipohjaista punnituspalvelua omasta mobiililaitteesta nousematta pois auton hytistä ja hoitaa kätevästi siirtoasiakirjan täytön itsenäisesti. Kaikkien osapuolten kuittaukset ja sähköiset allekirjoitukset saadaan kätevästi siirtoasiakirjasovelluksen avulla. Tietojen täydentäminen onnistuu myös tien päällä.

Tilausten ja tapahtumien muutoksien myötä muuttuvat dokumenttitiedot välittyvät aina reaaliaikaisesti sähköisellä siirtoasiakirjalla kaikille sidosryhmille ja ne voidaan suoraan siirtää esimerkiksi laskutukseen. Koko toimitusketju tehostuu, kun manuaalinen paperityö, liput ja paperiset dokumentit siirtyvät sähköisesti ja data on hyödynnettävissä ajantasalla kaikilla.

Digitaalisen punnituspalvelun avulla tuotettu sähköisen siirtoasiakirjan tiedot voidaan automatisoida siirtymään siirtoasiakirjarekisteriin, joka vähentää manuaalista työtä ja lisää virheettömyyttä. Siirtoasiakirjan tiedot on toimitettava siirtoasiakirjarekisteriin sähköisessä muodossa kolmen kuukauden kuluessa siirron päättymisestä. Laskutus suoraviivaistuu ja yksinkertaistuu myös, kun tiedot siirtyvät virheettöminä sähköisten siirtoasiakirjojen avulla ja reaaliajassa.

Pilvipalvelun tietokannasta sähköisten siirtoasiakirjojen tiedon avulla saadaan helposti ja nopeasti dataa myös muuta raportointia varten. Kaikki dokumentit tallentuvat sähköisessä muodossa pilvipalveluun, erillisiä paperisia punnituslippuja, dokumetteja tai muita asiakirjoja ei tarvita enää ja tieto arkistoituu samalla napin painalluksella. Tietoihin pääsee aina käsiksi myöhempää tarkastelua varten ja kaikki toimitusketjun tapahtumat ovat helposti jäljitettävissä ja todennettavissa esimerkiksi viranomaisten tarkastusten yhteydessä.

Sähköisen siirtoasiakirjan ansiosta tiedät, että dokumentit tulee täytettyä oikein, eikä paperisia dokumentteja enää tarvitse.
Voit hyödyntää vastaanotettavan kuorman siirtoasiakirjan tietoja digitaalisessa punnituspalvelussa.
Punnitusoperaattori ja/tai vaa’an käyttäjät voivat kätevästi luoda siirtoasiakirjan lähtevälle kuormalle.
Siirtoasiakirja arkistoituu automaattisesti punnituslipulle ja se voidaan varmentaa sähköisellä allekirjoituksella eri osapuolten toimesta.
Punnituslipulle voidaan myös arkistoida valokuva paperisesta asiakirjasta tai PDF-tiedosto.
Digitaalisen punnituspalvelun avulla voidaan luoda raporttiaineisto viranomaisia varten.

Siirtoasiakirja

Siirtoasiakirja on kuljetusasiakirja, jolla varmistetaan jätteiden luotettava ja vastuullinen jätehuoltoketju

1. Mikä on siirtoasiakirja?

2. Miksi siirtoasiakirja vaaditaan?

3.Miten siirtoasiakirja toimii?

4. Mitä asioita siirtoasiakirjoihin on kirjattava?

5. Milloin sähköinen siirtoasiakirjalaki tulee käyttöön?

6. Miten sähköinen siirtoasiakirja helpottaa kuljetusliikkeiden ja kuljettajien työtä?

7. Millaisia hyötyjä sähköinen siirtoasiakirja tuo raportointiin?

8. MITKÄ OVAT sähköiSen siirtoasiakirjan tuomat edut?

Haluatko kuulla lisää mScalesin liittämisestä vaakaan?

Varaa kalenterista sopiva ajankohta.