Pitäisikö mScales-punnituspalvelu ottaa käyttöön samaan aikaan uuden ERP-järjestelmän kanssa?

Tässä artikkelissa kuvataan, miten yritykset ovat lähestyneet punnitusjärjestelmän ja ERP-järjestelmän uudistamista. Artikkeli esittelee kolme erilaista käyttöönottojärjestystä ja kokoaa asiakaskokemuksiin perustuvat hyödyt ja riskit.

ERP-järjestelmän ja punnitusjärjestelmän käyttöönotto samaan aikaan

ERP-järjestelmän korvaaminen vaatii usein paljon aikaa ja resursseja. Järjestelmämuutos sisältää yleensä tietojen siirron, prosessien uudelleenmuotoilun ja laajan käyttäjäkoulutuksen. Huolellisesta valmistelusta huolimatta käyttäjät kokevat muutoksen yleensä merkittävänä, koska päivittäiset rutiinit ja vakiintuneet toimintatavat muuttuvat yhtä aikaa.

Jos organisaatio uudistaa samanaikaisesti myös punnitus- ja materiaalivirtojen hallintajärjestelmän, projektin kokonaisuus monimutkaistuu. Käyttäjien täytyy opetella kaksi uutta järjestelmää samaan aikaan ja organisaation on kehitettävä useita prosesseja yhtäaikaisesti. Näin suuren kokonaisuuden hallinta yhdessä projektissa voi lisätä riskejä. Siksi monet organisaatiot jakavat muutokset pienempiin ja helpommin hallittaviin vaiheisiin.

ERP-järjestelmän uudistus ensin ja punnitusjärjestelmän käyttöönotto sen jälkeen

ERP-järjestelmien kehitysprojekteihin sisältyy usein paljon integraatiotyötä. Järjestelmien väliset integraatiot parantavat liiketoiminnan tehokkuutta, mutta vanhentuneen punnitusjärjestelmän integraatiokyvykkyydet voivat olla rajalliset. Vanhemmat punnitusjärjestelmät tukevat usein vain yksisuuntaista tiedonsiirtoa, eikä punnitustietoja voi liittää suoraan laskutukseen tai perustietoihin.

Organisaatiot huomaavat usein punnitusjärjestelmän uudistustarpeen suunnitellessaan ERP-järjestelmän vaihtoa. Yleensä ei kuitenkaan haluta liittää vanhoja prosesseja moderniin ERP-järjestelmään. Jos punnitusprosessit uudistetaan vasta ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen, kokonaisuudesta voi muodostua turhaa lisätyötä. Alhaalta ylöspäin rakentuva malli, jossa operatiiviset järjestelmät uudistetaan ensin, on usein luonnollisempi etenemistapa.

Punnitusjärjestelmän käyttöönotto ensin ja ERP-järjestelmän uudistus sen jälkeen

Lähes kaikki asiakkaamme ovat valinneet tämän käyttöönottojärjestyksen. Punnitus- ja materiaalivirtojen hallintajärjestelmä uudistetaan hyvissä ajoin ennen ERP-järjestelmän vaihtoa. Tällä ratkaisulla on useita etuja.

Moderni digitaalinen punnituspalvelu tarjoaa parhaat käytännöt, jotka voidaan ottaa käyttöön välittömästi. Näin syntyy säästöjä ja parempaa asiakaskokemusta jo ennen ERP-järjestelmän uudistusta. Moderni palvelu mukautuu helposti olemassa oleviin tarpeisiin ja mahdollistaa tiedonsiirron myös vanhoihin järjestelmiin.

Kun organisaatio määrittelee uuden ERP-järjestelmän rooleja ja ominaisuuksia, on hyödyllistä, että punnitusjärjestelmä on jo ajan tasalla. Moderni digitaalinen punnituspalvelu mahdollistaa ERP-järjestelmän hyödyntämisen standarditoimintojen kautta ilman raskaita räätälöintejä. Punnitusjärjestelmä täydentää osa-alueita, joissa ERP-järjestelmä ei ole suunniteltu käsittelemään yksityiskohtaisia operatiivisia prosesseja. Digitaalinen palvelu tukee myös sidosryhmiä, kun taas ERP-järjestelmä voi keskittyä ensisijaisesti sisäiseen käyttöön. Punnituspalvelun kyvykkyyksien ymmärtäminen jo projektin alussa auttaa suunnittelemaan toimivan kokonaisuuden.

Jotkut organisaatiot ovat kokeneet uuden punnitusjärjestelmän integroinnin vanhaan ERP-järjestelmään haastavaksi. Käytännössä lähes kaikissa tapauksissa integraatioon on kuitenkin löytynyt sopiva ratkaisu, joka on vaatinut vain vähäisiä muutoksia vanhaan järjestelmään. Integraatiokustannukset eivät merkittävästi eroa eri käyttöönottojärjestysten välillä. Jokaisessa ratkaisussa organisaation täytyy integroida vähintään yhteen vanhaan järjestelmään. Integraatioalustan käyttöönotto projektin alkuvaiheessa helpottaa integraatiotyötä ja vastaa parhaita käytäntöjä, jotka on havaittu monissa asiakasprojekteissa.